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文／絲曼莎
武漢肺炎疫情肆虐，全球已有超過百萬例確診。不少公司、學校紛紛改成在家上班上課的方式來防疫，這也大大增加了線上會議的需求。但遠端開會時，常會遇到溝通困難、團隊工作倦怠等問題，如何改善這些增加工作效率呢？這6大必備的技巧你一定要知道。
✎ 技巧一：改善硬體設備 穩定會議品質
現代人之所以能夠遠端開會，有賴於科技的迅速發展，因此，開會前一定要確認硬體設備的品質，包含穩定的網路、充足的電量、合適的軟件等等，如果需要錄影存檔，也要檢查電腦容量是否足夠。這些基本的硬體設備，是能開好線上會議的最大前提。
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✎ 技巧二：提醒開會時間 避免長時間等待
與實體會議相比，線上會議的準時就更重要了。企業形象顧問陳麗卿就提到，人們的心理上會覺得「會議室等三分鐘」勉強可以，但「電話中等三分鐘」卻難以忍受。所以，會議主持人最好能事先預約開會時間，並提前2小時提醒大家。而與會者最好也能提早10分鐘上線熟悉軟體使用，避免讓大家長時間等待。
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✎ 技巧三：訂好發言規則 增進團隊溝通效率
由於線上會議中有無法見面的情形，容易有同時多人說話、偏離主題的狀況發生，降低團隊的溝通效率。所以，會議主持人應該在一開始就先說明會議流程，並且訂好發言規則，例如發言的時長、討論議題的分配等，保證大家都有說話的權利，提到團隊的工作效率。
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✎ 技巧四：注意自身儀態 在家也不能放鬆警惕
雖然家中是舒服的場地，但線上開會時也不應該穿著睡衣等便服，而是要事先檢查儀態，營造出專業的形象。此外，就算是線上會議，也要讓自己處於比較安靜，而且也不要躺在床上，或在有其他人的客廳等，這樣除了減少分心的因素，還可以避免打擾到會議中的其他人。
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✎ 技巧五：提供視覺畫面 增加與會人的專注度
開會的時候，最好能夠提供大家可以看到的PPT或文字檔案，以視覺畫面輔助大家了解目前的會議進程。因為線上會議大大減少了彼此之間的互動，所以如果能夠透過分享畫面，將大家提到的想法記錄下來，就能夠很好地聚焦在目前的議題上，提高與會者的專注度。
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✎ 技巧六：設計規劃管理表 追蹤會後工作進度
在會議將近尾聲的時候，主持人應該要主動總結這次的會議內容，並且設計好團隊共同使用的進度管理表，最少要包含工作內容、負責人等，方便大家能夠自我檢視工作進程，也幫助管理階層進行會後追蹤，讓大家在家工作的時候提高工作效率。
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