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別小看線上會議!6大遠端開會技巧 掌握小細節讓團隊效率狂升

因應武漢肺炎疫情,不少公司都改採在家上班的方式防疫,但如何讓線上會議更加有效率呢?這6大技巧不藏私分享給大家。
   

Image Source:Unsplash

文/絲曼莎

武漢肺炎疫情肆虐,全球已有超過百萬例確診。不少公司、學校紛紛改成在家上班上課的方式來防疫,這也大大增加了線上會議的需求。但遠端開會時,常會遇到溝通困難、團隊工作倦怠等問題,如何改善這些增加工作效率呢?這6大必備的技巧你一定要知道。

✎ 技巧一:改善硬體設備 穩定會議品質

現代人之所以能夠遠端開會,有賴於科技的迅速發展,因此,開會前一定要確認硬體設備的品質,包含穩定的網路、充足的電量、合適的軟件等等,如果需要錄影存檔,也要檢查電腦容量是否足夠。這些基本的硬體設備,是能開好線上會議的最大前提。

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✎ 技巧二:提醒開會時間 避免長時間等待

與實體會議相比,線上會議的準時就更重要了。企業形象顧問陳麗卿就提到,人們的心理上會覺得「會議室等三分鐘」勉強可以,但「電話中等三分鐘」卻難以忍受。所以,會議主持人最好能事先預約開會時間,並提前2小時提醒大家。而與會者最好也能提早10分鐘上線熟悉軟體使用,避免讓大家長時間等待。

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✎ 技巧三:訂好發言規則 增進團隊溝通效率

由於線上會議中有無法見面的情形,容易有同時多人說話、偏離主題的狀況發生,降低團隊的溝通效率。所以,會議主持人應該在一開始就先說明會議流程,並且訂好發言規則,例如發言的時長、討論議題的分配等,保證大家都有說話的權利,提到團隊的工作效率。

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✎ 技巧四:注意自身儀態 在家也不能放鬆警惕

雖然家中是舒服的場地,但線上開會時也不應該穿著睡衣等便服,而是要事先檢查儀態,營造出專業的形象。此外,就算是線上會議,也要讓自己處於比較安靜,而且也不要躺在床上,或在有其他人的客廳等,這樣除了減少分心的因素,還可以避免打擾到會議中的其他人。

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✎ 技巧五:提供視覺畫面 增加與會人的專注度

開會的時候,最好能夠提供大家可以看到的PPT或文字檔案,以視覺畫面輔助大家了解目前的會議進程。因為線上會議大大減少了彼此之間的互動,所以如果能夠透過分享畫面,將大家提到的想法記錄下來,就能夠很好地聚焦在目前的議題上,提高與會者的專注度。

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✎ 技巧六:設計規劃管理表 追蹤會後工作進度

在會議將近尾聲的時候,主持人應該要主動總結這次的會議內容,並且設計好團隊共同使用的進度管理表,最少要包含工作內容、負責人等,方便大家能夠自我檢視工作進程,也幫助管理階層進行會後追蹤,讓大家在家工作的時候提高工作效率。

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