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文／楊千儀
用Email進行信件來往是每個職場人必定要具備的基本技能，在學期間，教授可能不會教我們如何寫商業書信，因此為了保持基本的信件禮儀，避免和收信者產生誤會或不愉快，《網路溫度計》的小編整理了幾個寫信該注意和避免的雷點。
「主旨」清楚明白 說出要點
請在信件的「主旨」就將話講完，主旨的意義就是要讓收信人一看標題就能知道這封信的目的。而主旨必須要簡單扼要，除了幫收信者節省時間，也能讓對方在茫茫信海中一眼注意到你的郵件。
倒金字塔寫法 首段不拖泥帶水
信件內容可用倒金字塔的方式書寫，先在第一段直接講出整封信件的大致內容，並列出下方各段要點，收信者很忙碌的話，也可以先從這段先掌握重點。如果對方不認識你，要記得簡短的自我介紹。
接下來各段再詳細說明細節，但也千萬不要寫的落落長，盡量在三段內結束。也可以利用內建的「粗體」或是「小標題」，將段落分明確，這樣能協助對方更方便閱讀。
附件的檔名要注意
有的人寄信時只注意文字內容，卻忽略了附件的檔名，經常一長串的附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」這樣的檔名，收信者在下載之後將很難和其他檔案區分，建議幫檔名加上日期或是第幾版。
初次寄信一定要附「簽名檔」
第一次寄信的話，簽名檔是必不可少的，會加在郵件中的最底部，目的是為了留下必要聯絡資訊讓對方能夠聯絡到你。簽名檔通常包含姓名（中/英）、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、公司網站及 LOGO，若希望對方未來能跟你即時溝通，在簽名檔中附上通訊軟體的ID也可以。
善用CC、BCC的功能
CC為副本寄送的意思，除了寄件時的主要收件人，也可用這個功能知會、照會和這封信相關的人，例如：主管、部門同事或是對方有兩位以上的項目負責人。當你回信時，看到對方有CC給其他收件人，記得點選「回覆所有人」，因為既然對方CC給了其他人，就代表他希望讓這些人也知道事情的進度，這樣可以減少他再轉寄多次的麻煩。而BCC則為密件副本，這可以確保其他收件人的郵件地址不會被外流，通常使用在講座、研討會的「多人事前通知」。
結尾再說一次重點最終確認
信件結尾最重要的事情就是，務必要回頭確認整封信的內容，可以修改贅字或不順的地方，並在最後一段將這封信的重點再次點出。
【一定要避開的雷點】
小編也列出了幾個大家會不小心忽略的雷點，可以盡量避開這些錯誤，才不會讓你顯得不專業。
1. 複製貼上的Email內容，忘記改掉信內收件者的名字
2. 遣詞用字視交情調整，不要像在傳LINE一樣隨意
3. 分段需清楚，字的大小及顏色都要統一，避免使用太亮的顏色
4. 避免使用表情符號，表點符號用中文全形
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